Monter son propre service d’emailing : les limites du « Do it yourself »

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Par Julien Tartarin

ven, 18/04/2014 - 10:50

Ce que la plupart de ceux qui montent leur propre service d’emailing ne savent pas, c’est que  si la configuration est simple, l’entretien s’avère souvent beaucoup plus compliqué ! C’est cette expérience qui m’a donné l’idée de Mailjet : alors que je faisais de l’infogérance pour plusieurs sites de e-commerce, j’étais régulièrement confronté à des carences de fonctions, notamment concernant le suivi des emails, des bounces ou la gestion des actions de plainte. C’est ainsi que j’ai décidé de créer Mailjet, un outil simple et unique pour gérer ses campagnes emailing,  avec un taux dé délivrabilité optimal.

Mais si vous êtes du genre « Do it yourself » et que vous souhaitez installer votre propre serveur SMTP, voici quelques conseils et mises en garde qui vous seront bien utiles avant de vous lancer.

Installez votre serveur SMTP

Avant toute chose, si vous êtes déjà un peu impliqué dans l’envoi d’emails, vous devez posséder un serveur email (ou SMTP) quelque part.

Pour une recommandation concernant le choix d’un serveur SMTP, n’hésitez pas à consulter notre post tutoriel.

Il vous faut alors installer ce serveur SMTP dans votre infrastructure même. Si ces dispositifs ne sont pas gourmands en ressources, veillez à ce que la bande passante qui leur est allouée soit importante pour que les emails qui partiront de ce serveur soient envoyés en temps réel, avec une latence réduite. Et si vous deviez être victime de ralentissements, assurez-vous de disposer d’un espace de stockage suffisant pour conserver les emails mis en attente.

Toutes les bonnes et mauvaises pratiques concernant le paramétrage d’un serveur SMTP dans notre post tutoriel.

Maîtrisez votre réputation 

Une fois votre infrastructure en place, votre service est prêt à envoyer des emails. En théorie en tout cas. En pratique, vous voudrez être identifié comme service d’expédition légitime. Pour cela, vous devez consolider la réputation de l’adresse IP fixe associée à votre serveur. Cette réputation dépend de la qualité des contenus envoyés et de leur perception par les destinataires.

Une bonne réputation est nécessaire pour permettre à votre serveur d’envoyer plus de quelques centaines d’emails par jour, en particulier vers les FAI et webmails les plus réputés. Si d’aventure vous deviez changer de matériel, faites tout pour conserver votre adresse IP : la réputation qui y est associée est un investissement que vous ne voulez pas perdre.

En parallèle, vérifiez très régulièrement que votre adresse IP n’est pas inscrite sur les listes noires d’acteurs reconnus de la liste contre le spam, comme Spamhaus. Ces listes sont consultées par les FAI et webmails. C’est pourquoi, en cas de baisse de la réputation, n’hésitez pas à rappeler à l’ordre les utilisateurs envoyant des contenus litigieux. Mettez en place des règles de bonnes pratiques à faire appliquer à vos utilisateurs. Vous pouvez également faire appel à une équipe de « postmasters » dont le rôle sera de maintenir votre réputation à un niveau optimal.

Pour de plus amples renseignements sur le suivi de réputation de votre adresse IP, consultez notre post tutoriel.

Interagissez avec les acteurs de l’emailing 

A présent, vous maîtrisez votre réputation. Malgré cela, vous constatez des ralentissements dans les envois partant de votre serveur. Vous expérimentez le « throttling », une limitation de bande passante mise en place par les FAI pour préserver leur réseau. Malgré les désagréments que cela occasionne, c’est pour l’occasion d’interagir directement avec d’autres acteurs de l’emailing et de mieux connaître les règles propres à chaque FAI et webmail. Notez cependant que ces règles évoluent constamment. Leur suivi est compliqué et demande un investissement total afin d’assurer un service d’envoi d’emails optimal. Enfin, sachez que la plupart de ces règles ne sont écrites nulle part.

Sécurisez votre serveur

Vous comprenez qu’il faut entretenir de bonnes relations avec les différents FAI et webmails afin de connaître leurs normes. Cette relation de confiance doit se construire dans le temps. Vous pouvez par exemple vous impliquer activement dans la lutte anti-spam.

Vous devez surtout mettre votre outil en conformité avec les normes et différentes réglementations en vigueur. Publiez par exemple l’adresse IP de votre serveur dans votre système de noms de domaines en utilisant le protocole SPF. Et liez les campagnes partant de votre serveur à votre nom de domaine, grâce à la signature DKIM. Les FAI vous identifieront mieux en tant que routeur et vous feront plus confiance.

Les détails d’une bonne utilisation des protocoles SPF et DKIM dans nos posts tutoriaux. 

Analysez, triez, recommencez !

Avec le temps, vous constatez qu’un certain nombre d’emails envoyés par vos utilisateurs reviennent en « hard bounce ». Cela signifie simplement que les adresses de destination ne sont plus actives. Prenez-les en compte : une campagne emailing présentant un taux de retour en « hard bounce » trop important a de fortes chances d’être considérée comme spam et fera baisser la réputation de votre serveur. Pour limiter ces effets, je vous conseille de tenir une liste d’adresses revenues en « hard bounce », qui seront automatiquement retirées des listes de contacts de vos utilisateurs.

Offrez des outils de suivi

Dernière étape afin de proposer un outil performant et professionnel : vous devez proposer des outils de suivi des campagnes envoyées via votre service. Ce dernier point est essentiel tant pour vos utilisateurs (qui s’assurent ainsi de l’efficacité de leurs campagnes) que pour vous. Grâce aux données d’ouvertures, de clics, de mises en spam… vous pouvez affiner vos paramétrages pour améliorer votre réputation.

Mesurez le taux d’ouverture des emails grâce à une image transparente d’un pixel de côté placée en fin d’email ; cette image unique sera préchargée sur votre serveur à chaque ouverture de la campagne. Dans le même ordre d’idée, à chaque fois qu’un destinataire cliquera sur un de vos liens, une requête remontera à votre serveur.

Libre à vous de mettre à disposition de vos utilisateurs d’autres fonctions de traçage : heure et durée de lecture, plateforme d’ouverture…

Pour finir…

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour monter et administrer votre propre service d’envoi d’emails. Mais gardez en tête que si l’installation technique initiale est simple, l’entretien, les mises aux normes régulières et la gestion de l’écosystème qui entoure votre serveur sont des processus compliqués, coûteux en termes de temps, de ressources humaines et d’argent. 

A propos de l'auteur

Par Julien Tartarin
Fondateur de Mailjet

Julien Tartarin est le fondateur et Chief Product Officer de Mailjet. Son expérience en tant que développeur Web lui a donné l'idée de Mailjet. Fort de son expertise dans tous les champs techniques de l'emailing (du paramétrage d'un serveur SMTP aux problématiques de délivrabilité), il est aujourd'hui l'architecte du produit Mailjet et donne les grandes directions techniques que va emprunter l'entreprise