Les chiffres sont alarmants : 85% des factures de télécommunications d’une entreprise ne sont pas vérifiées en interne. * De ce fait, 7 à 12% des frais de services de télécommunications sont erronés.* Il existe pourtant des solutions efficaces dédiées à la gestion des coûts télécoms telles que les Telecom Expense Management (TEM). Peut-on cependant parler de « solution miracle » ? Christian Cor expose son point de vue sur la question. Par Christian Cor, CEO de Consotel

Quelle est la problématique initiale des entreprises en terme de gestion des télécoms ?

Depuis plus de dix ans, nous constatons que la mobilité est devenue une réalité incontournable pour les entreprises, non seulement parce que les échanges sont plus nombreux, mais aussi en raison des progrès très rapides des technologies de télécommunications ces dernières années.

Grâce à ces innovations technologiques toujours plus performantes, les entreprises ne cessent de s’équiper en téléphonie ou en informatique. Nos clients nous confiaient fréquemment que leur parc télécom devenait alors un vrai casse-tête à gérer, surtout aujourd’hui où les activités professionnelles s’internationalisent plus vite que les opérateurs télécoms.

Lorsque un Responsable IT ou un Responsable des achats se penchent sur le sujet, il nous fait part d’un grand nombre de problématiques : la hausse des budgets télécoms, la maîtrise aléatoire et limitée des coûts, l’absence de vision consolidée du parc, etc. Ils ont donc des difficultés à contrôler rapidement les dérives ne pouvant suivre les usages des collaborateurs en raison de services généraux décentralisés et de l’absence de ressource humaine compétente dédiée à la gestion de leurs parcs télécoms. En effet, la complexification des offres télécoms et les processus de commande qui diffèrent pour chaque opérateur, requièrent les compétences de personnel expert en matière de télécoms.

La gestion des actifs télécoms est de plus en plus complexe en raison également de la diversification des matériels et connexions adoptés : Téléphonie mobile, Connexion à Internet, Wifi, 3G, …

Mon constat est simple : les entreprises n’ont tout simplement pas les moyens humains et technologiques de maîtriser leurs coûts télécoms. C’est pourtant une nécessité majeure et souvent inexplorée pour pouvoir les optimiser intelligemment.

Quels sont les objectifs d’une solution de TEM ?

Le TEM (Telecom Expense Management) est un ensemble de solutions, d'outils et services  Télécoms ayant pour objectifs de gérer au mieux les actifs télécoms, maîtriser et réduire les coûts.

Auprès de nos clients, nous constatons tous les jours que les outils de TEM apportent une véritable transparence sur l'équipement des utilisateurs, leurs coûts, ainsi que le respect des politiques d'achat ou d'usage groupe à n’importe quel niveau.

Il devient alors possible de gérer différents opérateurs locaux avec la même qualité d'information que si l'entreprise avait à faire à un opérateur unique global.

Grâce au TEM, la société peut maîtriser et piloter son parc télécom, connaître l'état exact des dépenses, et avoir une vision de l'ensemble des utilisateurs pour ainsi les responsabiliser. L’ensemble de ces données permet à nos clients d’observer et d’anticiper les évolutions des coûts, de préparer les négociations de contrats, de détecter les erreurs de facturation, et de mettre en place une politique d'achat uniforme. Toutes ses informations réunies par une solution de TEM, au service d’une optimisation des coûts à court et long terme.

Il faut aussi considérer le fait que cette vision globale permet de centraliser la gestion des opérations quotidiennes et l'analyse des factures qui se faisaient dans chaque structure locale, l’entreprise réalisant ainsi des économies non négligeables.

Il me semble que les solutions TEM concernent tous les types d’organisation, grands comptes comme PME. Elles s’adressent à toutes les directions et plus généralement, à l’ensemble des responsables voulant disposer d'indicateurs rationnels dans le but de gérer leurs ressources télécoms, d'améliorer les processus de contrôle des budgets et de disposer d'une vision claire et exhaustive des services et usages télécoms.

Quel retour sur investissement (ROI) pour l’entreprise ?

Il faut souligner que l’utilisation de solutions TEM permet à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier en confiant à des experts les productions et analyses télécoms.

Le ROI est donc important et se manifeste de différentes manières. Nos clients constatent un ROI direct grâce aux gains financiers engendrés par l’utilisation d’un TEM. Mais il existe aussi un ROI indirect qui correspond aux gains de productivité générés par une bonne gestion des actifs, par l’optimisation et le respect de la politique d’achat, ainsi que par la recentralisation des ressources humaines.

Grâce à la transparence et à la facilité de gestion des coûts que permet la mise en œuvre d’une solution de TEM, l’entreprise a la garantie de réduire son budget télécom et de réaliser des économies d’échelle.

Ce ROI est-il aussi envisageable à l’international ?

A l’international, les bénéfices du TEM me paraissent tout aussi multiples. Ces solutions permettent une centralisation de la gestion des actifs télécoms, avec une vision d’ensemble des coûts consolidée. Les entreprises peuvent ainsi optimiser les négociations avec les opérateurs télécoms internationaux. Plus de notion de frontières, il n’y a plus qu’une seule et même organisation qui gère l’ensemble du parc au niveau mondial.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise pour bien choisir sa solution de TEM ?

Deux facteurs majeurs doivent être considérés.

Tout d’abord, la qualité des équipes qui va accompagner l’entreprise dans toutes les étapes de la gestion des télécoms : Qualité de l’analyse des besoins, expertise technique pour le déploiement, capacité à la conduite du changement, et expérience métier pour la phase d’exploitation sont les quatre critères principaux à examiner.

En effet, les équipes du prestataire qui accompagnent les entreprises doivent être avant tout de très bon expert télécoms

Ensuite, la maturité de la plateforme de gestion utilisée par le prestataire est un élément incontournable du choix. Il faut considérer les choix techniques et les partenaires technologiques, le niveau de la sécurité des données, les étendues fonctionnelles, la capacité à s’adapter, et surtout les ressources dédiées à la R&D.

Rien de tel que de prendre de bonnes références pour se conforter dans son choix.

Quels sont les écueils à éviter dans l’utilisation d’un TEM ?

Un des écueils les plus importants serait de penser que seule l’implémentation d’un logiciel TEM serait la solution à tous les problèmes de gestion. C’est faux.

Le TEM n’est pas un simple « logiciel savant » pour la gestion des télécoms. Il s’agit d’une solution très efficace mais qui demande un changement dans l’organisation et l’implication d’équipes internes et/ou externes.

Il est important de bien prendre le temps de définir les objectifs de l’entreprise (qui peuvent être variés) et de s’organiser autour afin de garantir la réussite du projet

Les étapes indispensables sont donc :

• Analyses des besoins et des contraintes
• Déploiement de la solution technique
• Conduite du changement avec l’entreprise
• Exploitation
• Mesure des résultats

Sur cette base, toutes les entreprises qui prennent conscience de la nécessité d’optimiser la gestion de leurs coûts télécoms, peuvent se tourner sans risque vers une solution de TEM. Avec ces solutions de gestion des télécoms, des économies immédiates peuvent être réalisées.

Christian Cor, CEO de Consotel

Fort de plus de 15 ans d’expertise télécom, Christian Cor s’appuie sur son métier de conseil gestion télécoms auprès de grands comptes, pour livrer sa vision du marché et faire un point sur ses évolutions.